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【福委活動怎麼辦】 新手舉辦活動的五大心法

台灣多元實境教育協會 常務理事 劉祐富


剛進公司的你,馬上被主管推選,擔任職工福利委員會的委員(簡稱福委),覺得很倒楣,擔心是不是會被工作以外的事情佔據。請不要擔心,先給自己一個掌聲,因為通常會被推選出來的人,一定具有熱心、負責、給人信任感的特質,而福委會就是一個可以讓自己在專業領域之外,快速讓同仁、主管認識自己的管道。我們統整了下列五大心法,絕對可以讓您放膽去做。


心法一:照著做、準沒錯

職工福利委員會的組成,通常是由各部門依照人數比例推舉同仁擔任,任期通常為一到兩年。因此每一屆的委員會都會參考前幾屆所執行的活動,例如:工程師節、家庭日、運動會、尾牙、春酒等。基本只要照表操課,不太容易會發生問題,也就能安全下莊。但難得被推舉為福委,白白浪費一個大展長才的舞台,實在是很可惜。因此在既定的活動規劃中,要懂的抓住重點,「回饋意見」優良的是哪些活動,一定要延續舉辦;回饋意見不好的,則要適度調整,如此就能讓同仁、主管感受到委員會的用心。


心法二:懂的善用廠商 事半功倍

曾經聽過一些公司的福委會委員們抱怨,說他們為了辦一個親子日活動,排練跳舞、娛樂大家之外,還要家庭代工製作參加同仁的伴手禮。由委員們親自跳下去做,累了自己,也絕非長期運作的模式。這絕對不是偷懶之詞,這屆你能決定自己做,但你不能決定下一屆也要他們自己做啊!台灣有很多優質的活動廠商,可以提供創意發想、活動規劃、餐旅安排、保險醫療等專業的建議,這些都是經過數百家大企業歷練過的經驗值,絕對能幫您完成任務!畢竟福委會本來就有預算,為什麼不能辦得好一點呢?


心法三:細細品味老闆的弦外之音

職工福利委員會的成員,雖然是由公司內部推選出來,名義上決策是獨立運作的法人,但實際上往往會是需要經過主管、副總、總經理、董事長、夫人、顧問等人同意,層層關卡,困難重重。因此才會是讓新人快速歷練、成長的好機會,不單是把活動辦好,而是要能聽得懂、說服得了,練就了這般溝通技巧,工作上一定更是如魚得水、功力大增。關鍵往往是在人情世故之中,懂得讚美、分享,懂得感恩、惜福,就會是懂得做人的道理。


心法四:結合時事趕流行

福委舉辦的活動,對象是公司內部的員工,籌辦一定要能激起大家的興趣、提高討論熱度及參與度。坊間流行的體驗、綜藝節目、時事話題,善加思考與發想,都可以變成活動熱度的關鍵點。例如:超夯的密室逃脫解謎、玩很大、Running Man、聲林之王、直播主等等,利用廠商的專業設備與經驗,很快能凝聚委員們的意見與作出決策。曾經到某間上市公司的福委會提案,過程中各種天馬行空、突發奇想的想法不斷蹦出,讚嘆之餘,還是要有客觀、以其他公司籌辦經驗作為務實建議的討論。有時候某個想法不太適合,委員們礙於彼此是同事,不太好正面否決,這種情況就適合讓廠商來協調。


心法五:把預算花在刀口上

各種活動規劃時,一定要參考前幾屆的預算,依照本年度的性質去做整體調整。例如去年辦的團隊建立活動 (Team Building) 是平溪火車支線的實境解謎,今年適逢公司二十五週年慶,老闆想要辦得盛大一些,就可以考慮到遊樂園或是兩天一夜。有了預算的概念後,再跟廠商討論時,更能切中需求去提案,避免浪費時間。預算執行的規劃一般有幾個重點:活動規劃費、場地費、餐點費、交通費、住宿費、保險費、獎金、事務費等。從一開始就要抓出各項目的大致費用,依照公司的規模,通常最主要的費用會花在「活動規劃」、「餐點」、「住宿」這三項,一定要先抓出來,再依照廠商建議及需求來調整,如此就可以將活動舉辦的性價比提高。

分享以上五個心法,希望能對初任福委的您有所啟發,祝福您在職工福利委員會服務順利、好評不斷!(謎之音:您通常就會再連任、推任為主任委員啦)